W codziennej pracy z dokumentami bardzo duże znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sposób ich budowy, niemniej jednak także późniejsze przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że niezbędny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów równocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie prostych zadań.
Program do zarządzania dokumentami umożliwia uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich kategorii a także stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest co więcej dopasowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Zupełnie inaczej organizuje się dokumenty powiązane z obsługą klientów, a całkiem inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt złożony podział może utrudniać odnalezienie informacji, jednakże zbyt ogólny sprawia, że użytkownik musi przeglądać wiele niepowiązanych plików.
W praktyce zarządzanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny tworzyć spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez konkretny czas. Istotne jest postanowienie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad wręcz świetnie uporządkowane repozytorium z w pewnych przypadkach staje się skomplikowane w obsłudze. Kłopotem bywają też różne wersje tego samego dokumentu. Jeśli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do zastosowania nieaktualnych danych lub pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania zmian oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie szczególnie tam, gdzie treść plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne lub realizację zobowiązań.
Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz też jakości plików i możliwości ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony albo nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, w szczególności w przypadku dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ umożliwia szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może również wykorzystywać metadane, takie jak data utworzenia, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna podczas filtrowania. Należy też pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania możliwości odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.
Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów trzeba uwzględnić wymagania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Oczywiście nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu aktualnej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie oznacza automatycznie, że spełniono wszystkie obowiązki powiązane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych a także sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe ważne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma także przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików albo odejścia pracownika odpowiedzialnego za konkretny obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane również po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.
Polecamy: kontrola czasu pracy pracownika.