Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi tylko o przestrzeganie zasadniczych reguł higieny, ale również o administrowanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnorakich etapach pracy.
System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad testom oraz sposobów reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania towarów, obróbka termiczna a także czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z takowych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ usterki mogą wynikać z różnych przyczyn i wymagać odmiennych działań.
Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją powinno się ze starannością przemyśleć wymianę żywności w zakładzie. W praktyce oznacza to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP musi uwzględniać także codzienne ograniczenia organizacyjne (zobacz również: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może mieć ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takiej okoliczności należy określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, oraz częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma też temperatura w trakcie transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli już pojawiają się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.
W codziennym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje też podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być realizowane przez cały personel, inne wymagają przypisania konkretnej osobie. Tyczy się to na przykład sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania towarów. Ważne jest zobowiązanie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce problemem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są realnie wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady trzeba również uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw albo organizacji stanowisk.
Podczas opracowywania systemu często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich użycie wymaga jednakże sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają wykorzystania w danym zakładzie, albo pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie należy zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przemian. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do de fakto stosowanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Podobnie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki a także sposób ich użycia zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich tekst musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W innym wypadku powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.
Więcej: gastronomia.