Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności a także sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.
Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu może się wydawać wystarczające, podczas intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają gromadzić się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy kształtowaniu przestrzeni należy uwzględnić nie tylko i wyłącznie podstawowe czynności, ale też momenty największego obciążenia. Znaczenie moraz kierunek przemieszczania się pracowników. Jeżeli kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu lub regału może przemienić organizację całego stanowiska.
Na codzienne użytkowanie wpływa też sposób przechowywania produktów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno tworzyć logiczny układ, w którym rzeczy używane na prawdę często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, natomiast przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (zobacz również: patelnia gastronomiczna). Nie chodzi a przy tym tylko o pojemność szaf czy regałów. Ważne jest, czy można swobodnie wyjąć niezbędny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W niewielkich kuchniach ograniczeniem staje się właściwie każdy dodatkowy element, dlatego trzeba brać pod uwagę jego rzeczywiste wykorzystanie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane w trakcie pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie towarów między kolejnymi etapami przygotowania.
Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, ale równie ważne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może mieć odpowiednią pojemność, a mimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, jeżeli jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca lub częstego przenoszenia pojemników. Należy również sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza a także czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy kształtowaniu warto uwzględnić także hałas, ciepło i parę powstające w trakcie pracy niektórych elementów (sprawdź też: patelnie gastronomiczne). Ich obecność może mieć znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.
Znaczenie moraz okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej sprawdzeniu, a dostęp do jego powierzchni oraz elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących bezpośrednio przy ścianie lub w zabudowie powinno się uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto też przewidzieć miejsce na elementy ruchome, tj. pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach szybko zmienia organizację stanowiska. Z czasem mogą pojawić się również nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wówczas wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, wręcz jeśli na starcie odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.
Źródło: wyposażenie gastronomii.