Dokumentacja w organizacji na prawdę bardzo często powstaje w różnorakich miejscach i na różnorakich etapach realizacji zadań. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach lub teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z czasami taki podział utrudnia postanowienie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.
Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów oraz określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto co więcej unikać tworzenia zbyt wielu dziedzinie, ponieważ użytkownicy mogą mieć trudności z wyborem właściwej. Na prawdę ważna jest też spójność nazewnictwa. Jeżeli jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna wykorzystuje numer sprawy lub skrót działu, późniejsze szukanie staje się mniej przewidywalne. Ustalenie wspólnych reguł pozwala ograniczyć takie rozbieżności, ale wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.
W codziennej organizacji pracy zarządzanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów a także odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z odpowiednim rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. O ile te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość lub pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje jednakże problemów organizacyjnych. Najpierw powinno się ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co powinno się zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W innym przypadku cyfrowy przepływ może odtwarzać te same opóźnienia, które uprzednio występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma także określenie, czy pracownicy mogą poświęcając własny czas podmieniać przypisane kategorie, usuwać pliki albo przekazywać je poza organizację.
Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko i wyłącznie skanowanie, niemniej jednak również ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka sztuk tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie zawsze można zaraz usunąć duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą mieć znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać wyszukiwanie według dat, numerów, nazw lub innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest również rozpoznawanie tekstu ze skanów, jednakże skuteczność tej funkcji zależy w głównej mierze od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami lub słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto więc określić, które materiały będą sprawdzane szczegółowo i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się poprawnie odczytać.
Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają też oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia powinno się zaimplementować do zakresu obowiązków oraz działu dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych instrukcji, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji inwestycyjnych. Trzeboraz ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika lub upływie okresu archiwizacji. W praktyce istotne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Powinno się uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję tylko na dacie stworzenia pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie oznacza, że można je odzyskać zawsze. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość tworzenia kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z rodzaju dokumentacji oraz konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.
Warto sprawdzić: kontrola czasu pracy pracownika.