Sposób pracy z fakturami coraz częściej zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego elementu może wpłynąć na cały obieg dokumentów. W sytuacji KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych a także późniejsze przeznaczenie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, obieg dokumentów lub inne rozwiązania używane w przedsiębiorstwie.
Zakres takiego połączenia nie musi być jednakże analogiczny w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, podczas gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę bardzo często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. Jeżeli sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.
Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są aktualnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej uwagi wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów oraz datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi jedynie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Ważne jest także to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być właściwie wykorzystane w kolejnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed następnym przetwarzaniem. O ile system w sposób automatyczny pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które wcześniej funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były weryfikowane przez pracownika w trakcie ręcznego wystawiania faktur.
Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu należy rozpoznać jego status i stosownie zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. Jeżeli operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny lub wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w przypadku chwilowego kłopotu z komunikacją, natomiast nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto zatem ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane automatycznie, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Istotne jest też wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, jeżeli już pracownik nie wie, którego dokumentu dotyczy problem i jakie działanie powinien podjąć.
W codziennej obsłudze znaczenie ma też sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być konieczne przypisanie dokumentu do działu, zlecenia, projektu lub osoby odpowiedzialnej za akceptację. Nie każdy taki odcinek da się wytworzyć na podstawie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część wyborów może pozostać po stronie pracownika. Przy kształtowaniu procesu warto również przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji oraz sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został stworzony, przekazany, odebrany lub zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne szczególnie wtedy, gdy po pewnym czasie należy wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF powinno się rozpatrywać jako element całego obiegu informacji, a nie wyłącznie jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.
Sprawdź: integracja z KSeF.