Nagranie rozmowy może zawierać znacznie więcej informacji, niż wynikałoby z pobieżnego odsłuchania. Wypowiedzi na prawdę bardzo często są przerywane, rozmówcy wchodzą sobie w słowo, a część zdań pozostaje niedokończona. Dopiero przy dokładnym odsłuchiwaniu widać, jak wiele elementów należy uwzględnić w trakcie budowy zapisu.
Transkrypcja nagrań polega na przeniesieniu wypowiedzi z formy dźwiękowej do tekstu, niemniej jednak sposób utworzenia takiego zadania zależy od przeznaczenia materiału. Zupełnie inaczej można opracować rozmowę przeznaczoną do późniejszego przeczytania, a całkiem inaczej zapis, w którym istotne jest zachowanie możliwie wiernego przebiegu wypowiedzi. Znaczenie moraz jakość pliku. Szum tła, pogłos, cichy głos albo kilka osób mówiących równocześnie mogą utrudnić prawidłowe rozpoznanie słów. W takich przypadkach nie powinno się uzupełniać brakujących fragmentów na bazie przypuszczeń. Lepszym wyjściem jest wyraźne zaznaczenie, że konkretny fragment jest nieczytelny albo nieprosty do ustalenia.
W sytuacji materiałów wykorzystywanych w sprawach prawnych szczególnej sugestie wymaga dokładność zapisu. Transkrypcja do sądu może obejmować rozmowy telefoniczne, przesłuchania, spotkania, wiadomości głosowe czy inne nagrania, które mają znaczenie dla określonego postępowania. W takim dokumencie znacząca jest kolejność wypowiedzi a także możliwość łatwego odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Z tego powodu przydatne bywają oznaczenia czasu, podział na poszczególnych rozmówców i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń w całym dokumencie. Nie trzeba a dodatkowo poprawiać wypowiedzi w taki sposób, aby brzmiała bardziej logicznie niż na oryginalnym nagraniu. Błędy językowe, powtórzenia czy urwane zdania mogą stanowić część rzeczywistego przebiegu rozmowy (zobacz również:stenogram cennik). Jeżeli już materiał ma być w przyszłości oceniany w konkretnym postępowaniu, znaczenie ma również to, czy dokument przedstawia dosłowną treść nagrania, czy wyłącznie jego uporządkowaną wersję. Te dwa podejścia nie są tym samym i nie zawsze można je używać zamiennie.
Pojęcie stenogram jest związane z wiernym zapisem wypowiedzi, jednak w praktyce metoda takiego dokumentu może być dostosowana do charakteru nagrania. Przy większej liczbie uczestników samo rozpoznanie głosów bywa wyzwaniem, szczególnie gdy osoby mają podobną barwę głosu albo nagranie zostało zrealizowane z większej odległości. Pomocny jest wówczas kontekst rozmowy, niemniej jednak nie powinien on prowadzić do dopisywania treści, których nie można usłyszeć. Osobną kwestią są nazwy własne, nazwiska, numery, daty i specjalistyczne określenia. Pomyłka w jednym słowie może przemienić znaczenie całej wypowiedzi, dlatego takie fragmenty wymagają dodatkowego sprawdzenia. W przypadku niepewności warto zachować informację o problemie zamiast przedstawiać domysł jako fakt. Tyczy się to również sytuacji, w której rozmówca mówi niewyraźnie albo równocześnie wypowiada się kilka osób.
Na sposób przygotowania zapisu wpływa również to, jak będzie on w późniejszym czasie wykorzystywany. Jeśli treść ma służyć głównie do analizy treści, można zastosować układ ułatwiający szybkie szukanie konkretnych fragmentów. Przy dokumentach związanych z materiałem dowodowym większe znaczenie może mieć zachowanie kolejności wypowiedzi i dokładne wskazanie miejsca w nagraniu. Warto także pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Ton głosu, długość ciszy, sposób wypowiedzenia określonego słowa czy reakcje pozostałych osób mogą mieć znaczenie, którego nie da się w pełni pokazać samymi zdaniami. Dlatego oznaczenia dotyczące pauz, śmiechu, hałasu w tle albo jednoczesnych wypowiedzi powinny być stosowane wówczas, gdy rzeczywiście pomagają odtworzyć przebieg rozmowy. W szczególności przy długich nagraniach liczy się konsekwencja, ponieważ zmienianie zasad zapisu w połowie dokumentu może utrudnić późniejsze korzystanie z przygotowanego materiału.
Źródło: stenogram.