W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z w pewnych sytuacjach pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, szczególnie gdy uczestniczyło w niej kilka osób.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak użytkownicy będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie tylko według nazwy pliku często okazuje się niewystarczające, zwłaszcza gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, takie jak numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Powinno się jednakże ustalić, które informacje są w rzeczywistości potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się niedwuznacznie przypisać do istniejącej kategorii. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi okres czasu.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów wykorzystywanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Trzeba uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także aktualne terminy przechowywania. Przykładowo, zakończenie projektu nie za każdym razem oznacza, że wszystkie związane z nim materiały można w tym samym momencie zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie albo trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna dosłownie wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeśli archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.
Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach stosowanych wcześniej w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany również pod kątem obsługiwanych typów plików oraz sposobów zachowania ich priorytetowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeżeli już archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich okolicznościach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy także ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów trzeba ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze błędy mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Ważne jest także zachowanie powiązań między dokumentem priorytetowym a jego załącznikami, by po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.
Na organizację dokumentacji wpływa co więcej sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na początek obsługuje jeden zespół, może w przyszłości wymagać przekazania innemu pracownikowi albo działowi. W tak zaistniałej okoliczności ważne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz również przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Trzeba określić, kto może podmieniać tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto też uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być kompatybilne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można ponadto pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy również uwzględnić modyfikację formatów i narzędzi stosowanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez sporo lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, ale taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub bardzo istotnych właściwości pliku.
Warto zobaczyć: program do zarządzania dokumentami.