Zmiany w menu, sezonowość produktów czy wprowadzenie nowego urządzenia kuchennego mogą wpływać na sposób postępowania z żywnością. Każda taka modyfikacja wymaga sprawdzenia, czy dotychczasowe zasady kontroli wciąż odpowiadają warunkom pracy. System HACCP nie jest dokumentacją przygotowywaną raz i pozostawianą bez przekształceń.
Powinien uwzględniać bieżące procesy zachodzące w zakładzie, oraz zagrożenia powiązane z konkretnymi surowcami i metodami ich przetwarzania. Znaczenie ma w głównej mierze sposób przygotowywania potraw z jaj, mięsa, ryb i towarów mlecznych, ponieważ poszczególne grupy żywności wymagają odmiennych warunków przechowywania oraz obróbki. Prawidłowe rozpoznanie tych różnic stanowi jeden z elementów, na których opiera się wdrażanie HACCP. Analiza powinna obejmować też sytuacje nietypowe, tj. awaria chłodni, przerwa w dostawie energii czy opóźnienie transportu składników.
Ważną częścią organizacji pracy jest zobowiązanie zasad dotyczących przyjmowania i magazynowania towaru. W praktyce kontrola dostawy nie powinna ograniczać się do sprawdzenia zgodności zamówienia z dokumentem przewozowym. Trzeba zwrócić uwagę na stan opakowań, oznaczenia, daty przydatności a także warunki transportu, jeśli mają znaczenie dla danego produktu (źródło informacji: wdrażanie haccp). Po przyjęciu surowce powinny natrafić do odpowiednich miejsc przechowywania, z uwzględnieniem założeń temperaturowych i zasad oddzielania poszczególnych grup żywności. W obszarze gastronomia i HACCP ważne jest też kontrolowanie rotacji zapasów. Produkty przyjęte wcześniej powinny być wykorzystywane w zgodzie z przyjętym sposobem organizacji magazynu, z uwzględnieniem ich terminów przydatności. Nie można w dodatku zakładać, że samo oznaczenie daty rozwiązuje problem kontroli. Pracownik powinien mieć świadomość tego, jak postąpić z produktem o uszkodzonym opakowaniu, nieczytelnym oznaczeniu albo nieprawidłowej temperaturze przechowywania. Takie przypadki wymagają określonego sposobu oceny i udokumentowania podjętej decyzji.
Osobnym zagadnieniem jest kontrola alergenów, która ma znaczenie przy przygotowywaniu potraw z różnorakich składników. Wręcz o ile receptura nie przewiduje wykorzystania określonego alergenu, może dojść do jego przypadkowego przeniesienia przez wspólne narzędzia, powierzchnie robocze albo niewłaściwie przechowywane produkty. Dlatego procedury powinny uwzględniać sposób oznaczania surowców, organizację stanowisk a także zasady czyszczenia sprzętu wykorzystywanego do przygotowywania różnorakich dań. Istotne jest również przekazywanie informacji między osobami przyjmującymi zlecenia a pracownikami kuchni. Błąd na tym etapie może wynikać nie z samego składu potrawy, lecz z nieprecyzyjnej komunikacji lub braku aktualnych informacji o recepturze. W dokumentacji HACCP warto więc uwzględnić sposób postępowania w przypadku zmiany składników, zastąpienia produktu innym lub przygotowania dania na indywidualne zamówienie. Trzeba pamiętać, że wykaz alergenów i zasady informowania konsumentów podlegają odrębnym wymaganiom prawnym, które powinno się uwzględnić w organizacji działalności.
Podczas tworzenia dokumentacji można skorzystać z materiałów pomocniczych, takich jak wzory haccp, przykładowe karty kontroli czy instrukcje dotyczące higieny. Ich tekst powinna jednak zostać zweryfikowana pod względem rzeczywistych warunków panujących w kuchni. Szczególnej uwagi wymagają formularze, które zawierają ogólne zapisy bez wskazania częstotliwości sprawdzeniu, osoby odpowiedzialnej i sposobu reagowania na wykryte odstępstwa. Samo wypełnienie rubryk nie daje pełnego obrazu sytuacji, jeżeli już nie wiadomo, czego dotyczył pomiar i jakie działania podjęto po uzyskaniu nieprawidłowego wyniku. Dokumentacja powinna umożliwiać odtworzenie przebiegu testom, dlatego ważne są daty, czytelne wpisy a także informacje o ewentualnych korektach. Przydatne jest też okresowe sprawdzanie, czy pracownicy korzystają z aktualnych wersji instrukcji. Zmiana receptury, dostawcy albo układu pomieszczeń może wymagać przemian wcześniejszych zapisów. W ten sposób dokumentacja pozostaje powiązana z faktyczną organizacją pracy, zamiast opisywać procesy, które nie są już wykonywane.
Źródło: gastronomia.