W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z w pewnych sytuacjach pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu konkretnej sprawy, zwłaszcza gdy uczestniczyło w niej kilka osób.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak użytkownicy będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie tylko według nazwy pliku często okazuje się niewystarczające, szczególnie gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, takie jak numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Należy jednakże ustalić, które informacje są w rzeczywistości potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się niedwuznacznie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi okres czasu.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów stosowanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Należy uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz bieżące terminy przechowywania. Na przykład, zakończenie projektu nie zawsze oznacza, że wszystkie powiązane z nim materiały można zaraz zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna nawet wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeśli archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.
Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach wykorzystywanych wcześniej w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod względem obsługiwanych typów plików oraz sposobności zachowania ich priorytetowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast oraz kompletność stron. O ile archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W tak zaistniałych okolicznościach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy też ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów należy ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze niedociągnięcia mogą pozostać niezauważone podczas masowego przetwarzania. Ważne jest też zachowanie powiązań między dokumentem głównym a jego załącznikami, ażeby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.
Na organizację dokumentacji wpływa ponadto sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na starcie obsługuje jeden zespół, może w późniejszym czasie wymagać przekazania innemu pracownikowi albo działowi. W tak zaistniałej okoliczności istotne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz także przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych warunkach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może edytować treść dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, takie jak zastępstwo podczas nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można a dodatkowo pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie możliwości odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Trzeba też uwzględnić przemianę formatów i narzędzi wykorzystywanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, ale taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści albo istotnych właściwości pliku.
Więcej informacji na stronie: kontrola czasu pracy pracownika.