Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle jedynie jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość oraz archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku obszarów równocześnie, nawet jeżeli już na początku planowane jest tylko automatyczne wysyłanie faktur.
Zwłaszcza istotne jest uwarunkowanie, z którego programu mają pochodzić dane przekazywane do systemu a także gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. Jeśli faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takim przypadku warto wcześniej ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.
Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być potrzebny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednak system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy istotne jest, ażeby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie w szczególności wtedy, gdy trzeba sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach albo miesiącach. Integracja z KSeF powinna zatem uwzględniać nie tylko przekazanie treści dokumentu, niemniej jednak również sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym zadaniem. Warto także pamiętać, że dokumenty nie za każdym razem przechodzą przez proces w podobny sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.
Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w przypadku błędów. Podczas testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy ukazują się jednakże sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie lub komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wtedy ważne staje się ustalenie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu kłopotu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o kolejnym działaniu. Jednocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie zawsze jest właściwym rozwiązaniem. Jeśli przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie trzeba uwzględnić podczas ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono bezpośrednio na późniejszy czasszą pracę osób zajmujących się fakturami.
Znaczenie ma też przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Wręcz dobrze skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania wyborów w nieszablonowych przypadkach. Pracownik powinien mieć świadomość tego, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej testom a także co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają informacjom w innym. Warto dodatkowo ograniczyć liczbę miejsc, w których powinno się szukać tych samych informacji. Jeżeli już status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, mimo że sama wymiana danych funkcjonuje prawidłowo. Integracja KSeF jest więc również kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników daje możliwość zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka a także gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.
Więcej informacji na stronie: API KSeF.