Sporo informacji przekazywanych podczas rozmów ma znaczenie przede wszystkim w chwili, gdy padają dokładnie określone słowa. Prędzej czy później pamięć uczestników może być niepełna, a ponowne odsłuchiwanie długiego pliku często utrudnia szybkie odnalezienie potrzebnego fragmentu. Z tego powodu przygotowywana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści wypowiadanej w materiale audio albo wideo do formy pisemnej.
W zależności od rodzaju nagrania zapis może dotyczyć jednej osoby albo wieloosobowej rozmowy, a trudność pracy zmienia się wraz z jakością dźwięku. Całkiem inaczej wygląda materiał z wyraźną wymową i jednym rozmówcą, a całkiem inaczej spotkanie, w trakcie którego głosy nakładają się na siebie. Znaczenie mają także pauzy, urwane zdania, powtórzenia i fragmenty wypowiadane niewyraźnie (źródło: transkrypcja do sądu cennik). W takich sytuacjach nie należy w sposób automatyczny zastępować niezrozumiałych słów własną interpretacją, ponieważ dosłownie niewielka zmiana może wpłynąć na sens całej wypowiedzi.
Szczególnego znaczenia nabiera zapis materiału, który ma zostać użyty w sprawie formalnej. Transkrypcja do sądu powinna być przygotowywana z uwzględnieniem charakteru nagrania oraz celu, któremu ma służyć dokument. Istotne może być dokładne wskazanie rozmówców, zachowanie kolejności wypowiedzi oraz sposobność odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Przy dłuższych nagraniach pomocne są oznaczenia czasu, ponieważ pozwalają sprawdzić, z jakiego fragmentu pochodzi dana część zapisu. Nie zawsze prawidłowe jest też poprawianie języka osób mówiących. Wypowiedzi ustne różnią się od tekstu pisanego, dlatego występują w nich błędy, powtórzenia czy zdania rozpoczęte i niedokończone. Ich nadmierne wygładzanie może spowodować, że dokument przestanie wiernie przedstawiać przebieg rozmowy. Sposób opracowania powinien więc wynikać z tego, czego wymaga dokładnie sprecyzowane przeznaczenie materiału.
W praktyce na prawdę dużo czasu może zająć nie samo wpisywanie słów, lecz rozstrzyganie miejsc problematycznych. Użyteczny stenogram nie powinien opierać się na zgadywaniu, gdy nagranie nie daje możliwość niedwuznacznie ustalić wypowiedzi. Szum uliczny, odgłosy urządzeń, rozmowy prowadzone w tle czy duża odległość od mikrofonu potrafią sprawić, że pojedyncze frazę staje się skomplikowane do rozpoznania. Jeszcze większym wyzwaniem są sytuacje, w których rozmówcy mówią jednocześnie. Wówczas niezbędne może być wielokrotne odsłuchanie krótkiego fragmentu i zestawienie go z kontekstem całej rozmowy. Kontekst pomaga zrozumieć wypowiedź, niemniej jednak nie powinien być traktowany jako podstawa do dopisywania treści, której w rzeczywistości nie słychać. W dokumentach o charakterze formalnym szczególnie istotne jest rozdzielenie tego, co wynika wprost z nagrania, od tego, co mogłoby być tylko domysłem osoby wykonującej zapis.
Znaczenie ma też sposób przygotowania materiału przed rozpoczęciem pracy. Oryginalne nagranie powinno pozostać dostępne, ponieważ zapis tekstowy nie zastępuje źródła i ewentualnie może wymagać porównania z konkretnym fragmentem audio albo wideo. Przydatne okazuje się też zachowanie jednolitego sposobu oznaczania osób, czasu oraz fragmentów, których nie można dokładnie odczytać. W sytuacji kilku godzin materiału warto zwracać uwagę na ciągłość zapisu, ponieważ zmiana oznaczenia jednego rozmówcy może później utrudnić interpretację całego dokumentu. Bardzo ważna jest też jakość samego pliku. Kompresja, bardzo cichy dźwięk lub nagranie wykonane z wielkiej odległości mogą ograniczać dokładność zapisu niezależnie od sposobu jego opracowania. Dlatego przy ocenie gotowego dokumentu trzeba brać pod uwagę nie tylko formę tekstu, lecz również sposobności i ograniczenia materiału, z którego został on sporządzony.
Źródło: stenogram.