Rozwój systemów cyfrowych w obszarze księgowości i fakturowania przyczynia się do modyfikacji w sposobie przetwarzania dokumentów a także zarządzania danymi finansowymi w przedsiębiorstwach. Obsługa KSeF staje się coraz bardziej na prawdę ważna w kontekście automatyzacji procesów związanych z wystawianiem, przesyłaniem i archiwizowaniem faktur. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwa muszą uwzględnić w swojej organizacji procedury umożliwiające właściwe wprowadzenie dokumentów do systemu oraz monitorowanie statusu przesyłanych danych.
Funkcjonowanie w tym środowisku wymaga znajomości przepisów oraz technologii używanych do komunikacji z centralnym repozytorium faktur.
Integracja KSeF z wewnętrznymi systemami księgowymi albo ERP umożliwia automatyzację wielu etapów procesu fakturowania. Dzięki temu możliwe jest zmniejszenie liczby ręcznych operacji, co wpływa na spójność danych a także ich terminową obieg z systemem centralnym. Proces integracji obejmuje w głównej mierze konfigurację systemów w celu przesyłania faktur w najlepszym formacie, obsługę raportów zwrotnych oraz monitorowanie poprawności przesyłanych danych. Przedsiębiorstwa muszą także uwzględniać kwestie bezpieczeństwa i ochrony danych w kontekście przepływu informacji pośród różnymi platformami.
Obsługa KSeF wymagoraz zrozumienia zadań wynikających z prawa podatkowego oraz sposobu raportowania dokumentów. Wprowadzenie systemu przymusza na firmach określenie procedur wewnętrznych dotyczących wystawiania, zatwierdzania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej. Jednocześnie pojawia się wymaganie przeszkolenia pracowników w zakresie obsługi systemu oraz dopasowania procedur wewnętrznych do założeń technicznych i prawnych. W praktyce oznacza to, że proces wdrażania KSeF nie ogranicza się tylko do aspektów technologicznych, niemniej jednak obejmuje też zmiany w organizacji pracy i przepływie dokumentów.
Integracja KSeF z różnymi systemami wykorzystywanymi w firmach daje możliwość na bardziej efektywne administrowanie dokumentami a także minimalizowanie ryzyka błędów wynikających z ręcznego przetwarzania faktur. Proces ten wiąże się z konfiguracją połączeń, testowaniem podmiany danych oraz monitorowaniem poprawności przesyłanych informacji. Przeznaczenie narzędzi wspierających automatyzację ułatwia obsługę ogromnej liczby dokumentów oraz gwarantuje sposobność szybkiego reagowania w sytuacji wykrycia nieprawidłowości. Jednocześnie przedsiębiorstwa muszą zachować zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania i przesyłania danych majątkowych.
Zobacz: łatwa integracja ksef.